Organisationshandbuch
Ein Organisationshandbuch, kurz Orgahandbuch (OHB) dient der jederzeitigen Einsicht auf die schriftlich niedergelegten standardisierten Abläufe sowie Regelungen, Vorschriften und Organisationsstrukturen eines Unternehmens.
Definition
Ein Organisationshandbuch (OHB) lässt sich definieren als die gegliederte Zusammenfassung aller gültigen, generellen und aufeinander abgestimmten organisatorischen und betrieblichen Regelungen.[1] Das Organisationshandbuch umfasst zusätzlich verschiedene Unterarten von Anweisungen wie beispielsweise Arbeitsanweisungen, Geschäftsanweisungen, Organisationsanweisungen, Richtlinien, Interimsanweisungen, Organisationsrichtlinien, Regelwerke, Handbücher oder Anweisungen für das Qualitätsmanagement.
Ziel
Organisationshandbücher bieten den Arbeitnehmern sowie Arbeitgebern eine Anlaufstelle, um einheitliche Routineprozesse nachzuschlagen. Jeder Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollte stets die Möglichkeit haben, das Organisationshandbuch einsehen zu können. Typische Publikationsformen sind Intranet, Internet oder als Loseblattwerk.
Das Hauptziel eines Organisationshandbuches besteht darin, dem Arbeitnehmer bei Unsicherheit eine Plattform zu bieten, um sich eigenständig und unabhängig jederzeit die benötigten Informationen zu beschaffen. Dadurch sollen Fehler und Irreführung durch zweifelhafte Aussagen von Mitarbeitern so gut wie ausgeschlossen werden.
Aufbau und Inhalt
Es gibt keinen festgelegten Aufbau, der auf jedes Unternehmen angewendet werden kann. Durch die unterschiedlichen Unternehmensstrukturen ist es jedem Unternehmen selbst überlassen, wie das eigene Organisationshandbuch strukturiert werden soll. Abgesehen von der Individualität eines jeden Organisationshandbuches sind in der Regel die Punkte Unternehmensentwicklung und -ziele, Aufbau- und Ablauforganisation enthalten.
Die Aufbauorganisation enthält Stellenplan, die aktuelle Stellenbesetzung, Kontaktverzeichnis, Organisationsrichtlinien (etwa Telefonierichtlinie oder Unterschriftenregelung), eine Übersicht der Geschäftsstellen, die allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Satzung.
Die Ablauforganisation enthält die Unterpunkte Arbeitsanweisungen, Arbeitsablaufbeschreibungen (wie Warenkommission, Dokumentation der Durchführung von Arbeitsaufträgen bei Kunden), EDV-Richtlinien, Datenschutzrichtlinien und Bedienungsanleitungen.
Weitere mögliche Inhalte eines Organisationshandbuches können dem Organisationshandbuch beiliegen oder als eigenständiges Handbuch geführt werden. Dazu gehören die Arbeitsbedingungen, Gefahrenvermeidung, Umweltschutzbestimmungen und Abfallentsorgungsbestimmungen.
Gesetzliche Vorgaben für Banken
Die Bankenaufsicht schreibt deutschen Kreditinstituten im Rahmen der MaRisk-Regulierung (Mindestanforderungen an das Risikomanagement) explizit vor, Organisationshandbücher zu führen und allen Mitarbeitern zugänglich zu machen (MaRisk AT 5 TZ 1,2)[2]. Die MaRisk listet zudem auf, welche Mindestinhalte ein OHB aufweisen soll:
- Regelungen für die Aufbau- und Ablauforganisation sowie zur Aufgabenzuweisung, Kompetenzzuordnung und zu den Verantwortlichkeiten,
- Regelungen hinsichtlich der Ausgestaltung der Risikosteuerungs- und Controllingprozesse,
- Regelungen zur internen Revision,
- Regelungen, die die Einhaltung rechtlicher Regelungen und Vorgaben (z. B. Datenschutz, Compliance) gewährleisten,
- und Regelungen zu Verfahrensweisen bei wesentlichen Auslagerungen.
Literatur
- Klaus Fuchs: Organisationshandbuch für Behörden ISBN 378907523X
- Ulrike George: Die Kunst der Organisation. RA-MICRO Organisationshandbuch ISBN 3865900402
- Claudia Meier, Manuel Junker: Das Organisationshandbuch. Entschlacken, aufbauen, prozessorientiert umbauen ISBN 9783943170948
- Ralf Seidel: Planungs- und Organisationshandbuch für die Steuerberatungspraxis ISBN 3470413053
Einzelnachweise
- Claudia Meier, Manuel Junker: Das Organisationshandbuch: Entschlacken, aufbauen, prozessorientiert umbauen. 2015, S. 5
- Rundschreiben 10/2012 (BA) – Mindestanforderungen an das Risikomanagement MaRisk. (Memento des Originals vom 17. Februar 2016 im Internet Archive) Info: Der Archivlink wurde automatisch eingesetzt und noch nicht geprüft. Bitte prüfe Original- und Archivlink gemäß Anleitung und entferne dann diesen Hinweis. Website der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht BaFin. Abgerufen am 17. Februar 2016.
