Textformatierung
Textformatierung nennt man in der Textverarbeitung und anderen textorientierten Anwendungen der Datenverarbeitung die Beschreibung, wie einzelne Elemente des Textes grafisch dargestellt werden sollen. Erste Ansätze waren das Rich Text Format. Heutzutage bietet eine Fülle von Texteditoren zahlreiche Möglichkeiten.
Die Microsoft-Office-Pakete verwenden eine proprietäre Codierungen zur Textformatierung, die die Kompatibilität zu anderen Textprogrammen einschränkt.
Es gibt zahlreiche Alternativen wie das freie Austauschformat OpenDocument.
Die Programmierung einer Textformatierung beruht auf einem Regelsatz, der über gewisse Codes im Quelltext eines Textdokuments festlegt, mit welchen Attributen dieser Text dargestellt wird. Moderne Textverarbeitung beruht dabei auf WYSIWYG (what you see is what you get), also der grafischen Darstellung der ausgeführten Textformatierung – den Quelltext selbst bekommt der Benutzer heute kaum mehr zu sehen.
Umfang
Textformatierung umfasst:
- Seitenformatierung: Seitengröße (Papierformat), Satzspiegel
- Absatzformatierung: Auszeichnungen, die einem Textblock bis zum nächsten Zeilenumbruch (CR/LF bzw. ¶) zugewiesen werden. In der Tabellenkalkulation entspricht dem die Zellenformatierung.
- Zeichenformatierung: Textauszeichnungen, die nur mit einer gewissen Zeichenkette innerhalb eines Absatzes verbunden sind
- im weiteren Sinne die Formatierungen für komplexere Datenstrukturen, die in das Dokument eingebettet sind (Tabellen, Formeldarstellungen, Bilder und deren Beschriftung usw.) – hier sind auch Schriftgrad und Schriftschnitt zu berücksichtigen.
Formatierungskonzepte
Hartes Formatieren
Hartes Formatieren ist die klassische Formatierung, die sich aus dem Schreiben auf der Schreibmaschine entwickelt hat. Formateinstellungen (Zeilenbreite, Tabulatorstopps, Zeilenabstände, Zeichenattribute wie Fett, Zeichenabstand und andere Attribute) werden eingestellt und die Schrift mit diesen Attributen auf der Schreibmaschine gedruckt oder auf dem Bildschirm angezeigt.
Wenn (früher) eine Schreibmaschine mit einem Zwischenspeicher und einer Anzeige ausgestattet war, konnten erweiterte Attribute wie etwa zentrierter Druck oder Blocksatz gewählt werden.
In der modernen Textverarbeitung können Zeichen oder Textstellen markiert werden, bei der sich neu gewählte Formate nur auf die zuvor markierten Textstellen auswirken.
Vorteile
- schnelles und einfaches Formatieren von kurzen Textpassagen oder neu zu erstellender Texte.
- hart formatierte Dokumente lassen sich als „Quasi-Vorlagen“ schnell und ohne Fachwissen für neue Dokumente erstellen, die sich danach nicht mehr durch Vorlagenänderungen verändern können.
- Jeder Bearbeitungsschritt ist sofort („in Echtzeit“) sichtbar und die Auswirkungen nachvollziehbar; es ist kaum Hintergrundwissen über die interne Arbeitsweise der verwendeten Software nötig.
Nachteile
- es ist zeitaufwändig und fehlerträchtig, vorhandene Textpassagen an andere Textstellen exakt anzupassen; während das mit dem Formatierungspinsel innerhalb eines Dokuments meist noch praktikabel ist, ist die Anpassung tausender vorhandener Dokumente an neue Designvorlagen „von Hand“ praktisch ausgeschlossen.
- vorhandene Formatattribute lassen sich nicht ohne Anpassung an die Formatierung des Zieldokuments anpassen (was teilweise auch gewünscht sein kann).
- viele Automatisierungsmechanismen der Textverarbeitung wie bspw. automatisches Erstellen von Inhaltsverzeichnissen funktionieren nicht, sondern verlangen den Einsatz von weicher Formatierung.
Hartes Formatieren eignet sich üblicherweise für private Korrespondenz, wenig umfangreiche Dokumente und für Anwender mit geringem Fachwissen, da es in der Handhabung einfach ist und jeder Bearbeitungsschritt sofort sichtbar nachvollziehbar ist.
Typische Anwendungen
Typische Anwendungen für „hartes formatieren“ sind:
- Etherpads
- Puristische Notiz-Anwendungen
Weiches Formatieren
Weiches Formatieren ist das Arbeiten mit Formatvorlagen. Dazu werden Formatvorlagen angelegt (wahlweise für Seiten, Absätze, oder Text) und entweder beim Schreiben verwendet oder ein vorhandener Text mit dem Zuordnen einer bestehenden Vorlage formatiert. Alte Texte lassen sich schnell und einfach an ein geändertes Firmendesign anpassen. Bei einigen Programmen ist es sogar möglich, einen alten Text aufzurufen und wahlweise automatisch an die damit verknüpfte geänderte Standardvorlage (die im Vorlagendokument definiert ist) anzupassen. Auch innerhalb eines längeren Dokuments, wie dies bei Facharbeiten oder umfangreicheren Projektdokumentationen üblich ist, kann eine veränderte Vorlage auf einfachen „Knopfdruck“ hin alle Textpassagen verändern, die mit dieser Vorlage verknüpft sind.
Das weiche Formatieren gilt als heute übliche Form für professionelle Textformatierung. Es ist aber für einzelne Textpassagen und spontane Gestaltungsideen zu zeitaufwändig, da die Anlage und Verwaltung von Vorlagen mehr Zeit benötigt, als sich mit der einfachen Zuordnung in einer konkreten Situation einsparen lässt.
Vor- und Nachteile
sind genau umgekehrt zur harten Formatierung, siehe oben
Typische Anwendungen
Typische Anwendungen für „weiches formatieren“ sind:
- praktisch alle neu erstellten Officedokumente, die mit Standardvorlagen gestartet werden (z. B. Rand- und Schrifteinstellungen), solange diese nicht durch eigene Vorlagen ersetzt oder mit harter Formatierung überlagert werden.
- Dokumentenvorlagen der Hersteller von Officeprogrammen für häufige Verwendungszwecke, z. B. Briefvorlagen, Facharbeiten, Visitenkarten oder Designvorlagen für Präsentationen
- selbst erstellte Vorlagen oder angepasste Dokumentenvorlagen, die für den individuellen Gebrauch oder von Unternehmen für die Nutzung durch ihre Mitarbeiter angelegt werden
- Vorlagen für angepasste Nutzungszwecke, von Assistenten erstellte Vorlagen, z. B. für Serienbriefe, oder Vorlagen für spezielle Verwendungszwecke, wie z. B. komplexe Tabellendokumente mit Eingabefeldern, Formeln oder auch Skriptprogrammierung, die häufig auf Downloadseiten angeboten werden und teilweise einfache Anwendungen ersetzen können
Dokumentenvorlagen, die weit über die eigentliche Textformatierung hinausgehen, ggf. auch mit verborgenen Funktionen, können Makroviren enthalten und damit den Computer oder die Daten der Nutzer gefährden. Der Dokumentenaustausch oder die Nutzung von Dokumentenvorlagen aus nicht vertrauenswürdigen Quellen stellt deshalb ein konkretes Sicherheitsrisiko dar. Die Ausführung von Makroelementen muss deshalb in der Regel vom Nutzer explizit freigegeben werden.
Formatierungskonzepte im technologischen Wandel
Vor der Durchdringung der Büros mit Textverarbeitungssystemen wurden Dokumente sofort, quasi in Echtzeit, auf Papier erstellt. Nachträgliche Veränderungen oder Anpassungen waren somit praktisch ausgeschlossen. Erst mit den Textspeichern war es möglich – auch mit der Schreibmaschine – bestimmte Formatierungseinstellungen zu speichern und auf Knopfdruck abzurufen. Feste Einstellungen wie der Papiereinzug sorgten für gleichmäßige obere und ggf. auch untere Ränder, Hervorhebungen, Briefkopfvordrucke ließen sich bei Oberklassegeräten halbautomatisch ausfüllen.
Textverarbeitungssysteme ermöglichten jedoch einen grundlegenden Konzeptwechsel. Während man bisher die Abstandszeilen und Tabulatorabstände für Briefköpfe und andere Normdokumente genau kennen und abzählen musste, wurde es nun möglich, mit Dokumentenvorlagen Rahmen, Tabulatorstopps und andere Gestaltungselemente festzulegen, die eine normgerechte Briefgestaltung fast ohne Fachwissen ermöglichen. Der Computer „weiß“, an welcher Position sich die Adresse befinden muss, um durch das genormte Adressfenster sichtbar zu sein, welcher Abstand die Betreffzeile zum oberen Rand haben soll und wie Einrückung oder Gegenüberstellungen zu formatieren sind. Formatiert wird nicht mehr in Echtzeit, sondern der Text wird nach Zweck und Inhalt klassifiziert und einer dazu vorgesehenen Formatvorlage zugeordnet.
Textformatierung wird in modernen, zumeist HTML-fähigen, Texteditoren auch über Formatvorlagen vermittelt, die einen Satz vordefinierter Formatierungsvorschriften umfassen, und durch direkte (harte) Formatierung überlagert werden können. In dieser Hinsicht arbeitet die Textverarbeitung mit denselben Prinzipien, mit denen Webdesign arbeitet, und die dort wahlweise in HTML/XML (und Varianten) direkt codiert, oder über CSS im Sinne einer Formatvorlage formatiert werden.
Der technologische Wandel spiegelt sich auch in der Geschichte der für die Textverarbeitung wesentlichen vom Deutschen Institut für Normung herausgegebenen Norm DIN 5008 wider. Während die Ausgabe von 1988 noch den Titel Regeln für Maschinenschreiben trug, trägt die Ausgabe von 2020 den Titel Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung und erwähnt die Schreibmaschine überhaupt nicht mehr.