Projektbüro
Ein Projektbüro (auch Project Office, PO) ist ein Teil des Projektmanagement (PM)-Teams und übernimmt innerhalb eines Projektes alle entwicklungsflankierenden und -betreuenden Aufgaben. Der Vorteil eines projektübergreifend und zentralisiert arbeitenden Projektbüros liegt dabei in der optimalen Auslastung des PM-Personals bei gleichzeitiger Entlastung der Spezialisten von projektadministrativen Tätigkeiten.
Wie viele Begriffe wird auch der des Project Office nicht einheitlich verwendet. Je nach Firma können einem Project Office unterschiedliche Aufgaben aus dem Spektrum übertragen sein.
Das Projektbüro sollte vom PMO, dem Project Management Office, unterschieden werden. Ein PMO kann die Aufgaben eines Projektbüros enthalten, das Spektrum geht aber deutlich darüber hinaus.
Tätigkeiten
Projektbüro
Ein Projektbüro unterstützt die Projektleitung bei Planungs-, Erfassungs- und Informationsaufgaben, deckt alle entwicklungsflankierenden und -betreuenden Aufgaben ab und bewahrt damit den Gesamtblick auf das Projekt.
Darüber hinaus ermöglicht die Arbeit des Projektbüros auch die einheitliche und gleichwertige Durchdringung der Prozesse mit Projektmanagement-Know-how. Es wird gewährleistet, dass in allen Projekten dieselben Methoden und Werkzeuge angewendet werden. Auf dieser Basis ist das Projektbüro im Rahmen seiner projektübergreifenden Tätigkeit in der Lage, die verschiedenen Projektinformationen auf einer höheren Ebene zusammenführen und – entsprechend aufbereitet – jederzeit zur Verfügung zu stellen.
Zielsetzung des Projektbüros ist hierbei die effektive, sach-, termin- und kostengerechte Abwicklung aller Projekte in einer Organisation unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten durch gemeinsame Ressourcennutzung, aufgabenbezogene Abhängigkeiten und Projektpriorisierung.
Das Projektbüro unterstützt die Umsetzung einer einheitlichen, projektübergreifenden, methodisch strukturierten und damit reproduzierbaren Vorgehensweise und trägt somit unmittelbar zur Qualitäts- und Erfahrungssicherung der Organisation bei.
Des Weiteren ist der Aufbau eines Projektbüros für Organisationen, in denen sich die systematische Etablierung von Strukturen und Methoden noch in der Realisierungsphase (z. B. Prozesseinführung) befindet, optimal dazu geeignet, Prozesse in Bereichen einzuführen, in denen bislang noch keine solchen vorhanden sind.
Planungsaufgaben (z. B. Unterstützung und Mitarbeit beim Strukturieren des Projektes, Unterstützung bei Wirtschaftlichkeitsanalyse, Erstellung/Aktualisierung von Aufwands- und Terminplänen, Simulation von Netzplanvarianten, Aufzeigen kritischer Projektteile etc.)
Erfassungsaufgaben (z. B. Projektstammdaten erfassen, Stundenkontierungsbelege erzeugen, verteilen und einsammeln, Terminrückmeldedaten erfassen etc.)
Informationsaufgaben (z. B. Projektdaten-Auswertungen generieren, Projektpläne und Projektberichte erstellen, Pläne drucken und verteilen, Entscheidungsunterlagen für die Projektleitung vorbereiten, Projektberichte für die Bereichsleitung erstellen, Projektdatenbasis aufbauen und aktualisieren, Informationen für die Erfahrungsdatenbank aufbereiten etc.)
Die Arbeitsweise eines Projektbüros zeichnet sich durch ständige Vor-Ort-Verfügbarkeit als Ansprechpartner für die operativen Projektleiter aus. Dabei bietet das Projektbüro administrative Unterstützung und Coaching der Projektleiter.
Die Verwendung und Weiterentwicklung bereits existierender Dokumentvorlagen, der Aufbau eines einheitlichen Berichtswesens sowie die Benutzung von Standardtools und die Einbindung der unternehmensspezifischen IT-Infrastruktur gewährleisten eine effektive und kostenoptimierte Unterstützung der Projektleitung.
Project Management Office
Zusätzlich zu den administrativen Aufgaben eines Projektbüros übernimmt ein PMO häufig folgende Aufgaben:
- Durchführung des Anforderungsmanagements (Koordination und Priorisierung von Projektanträgen/-ideen)
- Entwicklung und Weiterentwicklung der Projektmanagement-Methodik des Unternehmens (Dies können Standard-Methodiken wie PMBOK, PRINCE2 oder die ICB sein.)
- Entwicklung und Durchführung von PM-Trainings für Projektmitarbeiter und -leiter
- Durchführung von Projekt-Audits und Reviews
- Projekt-Portfolio- und -Programm-Management für das Unternehmen
- Bereitstellung und Verwaltung eines Projektleiter-Pools
- Skillmanagement der Projektmitarbeiter und Projektleiter (Hierzu kann auch die Vorbereitung auf Zertifizierung von Projektmitarbeitern und -leitern nach Standards gehören.)
- Wissensmanagement für Projekte
Wirtschaftlichkeit
Aufgrund der unterschiedlichen Tätigkeitsfelder eines Projektbüros muss es hinsichtlich der Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter adäquat ausgestattet sein. So sollte ein Projektbüro für ein großes Entwicklungsprojekt mindestens über jeweils einen Projektorganisator, Netzplantechniker (Termin-Controlling) und Sachbearbeiter für Stundencontrolling verfügen.
Die absolute Anzahl der Mitarbeiter eines Projektbüros hängt sowohl von der PM-Durchdringung im betreffenden Entwicklungsbereich, als auch von der Größe des Projekts bzw. der parallel zu betreuenden Projekte (Programmmanagement, Projektportfoliomanagement) ab. Auch können die genannten Aktivitäten in einem kleinen Projektbüro auf weniger Mitarbeiter konzentriert werden, wenn die einzelnen Tätigkeiten nicht jeweils einen Full-Time-Job darstellen.
Eine Kostenreduzierung der anteiligen Projektmanagementkosten pro Projekt ist auch hier von der Größenordnung und Komplexität des Projektes abhängig und wird in der folgenden Grafik dargestellt.