Submissionstermin
Beim Submissionstermin, Eröffnungstermin oder einfach nur bei der Submission[1] werden die im Rahmen einer öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung (z. B. bei einer Holzsubmission oder einer Ausschreibung von Bauleistungen) eingegangenen Angebote geöffnet und verlesen.
Angebote können am Submissionstermin bis zur Eröffnungszeit (z. B. 11:30 Uhr) von Bietern in einem verschlossenen Umschlag eingereicht werden und dürfen vom Auftraggeber nicht vorab geöffnet werden. Bei der Submission dürfen neben den zuständigen Mitarbeitern des Auftraggebers (es müssen mindestens zwei sein) nur Bieter bzw. deren Bevollmächtigte anwesend sein.
Bei der Eröffnung wird zunächst vom Verhandlungsleiter geprüft, ob die Umschläge unversehrt sind. Danach werden die Umschläge geöffnet, die Angebote entnommen und der Angebotspreis, Name und Wohnort des Unternehmers laut verlesen und in die Niederschrift eingetragen. Es ist festzuhalten, ob auch Änderungsvorschläge oder Nebenangebote eingereicht wurden. Diese werden nicht verlesen. Alle geöffneten Angebote werden danach mit einer speziellen Sternchen-Stanzmaschine gelocht, damit verhindert wird, dass einzelne Zettel nachträglich hinzugefügt oder verändert werden.
Bei dem Eröffnungstermin wird eine Niederschrift gefertigt, in der die Ergebnisse und eventuelle Einwände festgehalten werden. Ein Formblatt zur Niederschrift kann dem Vergabehandbuch des Bundes entnommen werden. Bietern sind nach Antragstellung die Namen der Bieter sowie die verlesenen und die nachgerechneten Endbeträge der Angebote sowie die Zahl ihrer Nebenangebote nach der rechnerischen Prüfung unverzüglich mitzuteilen. Die Niederschrift darf nicht veröffentlicht werden.
Besonderheiten bei der E-Vergabe
Bei der seit einigen Jahren eingeführten elektronischen Vergabe (E-Vergabe) findet eine ähnliche Prozedur statt. Statt Umschläge zu öffnen wird beim erstmaligen Öffnen eines elektronischen Angebots das bis dahin verschlüsselte Angebot entschlüsselt. Die Angebotsöffnung bei formalen Ausschreibungen muss im 4-Augen-Prinzip erfolgen. Bei der elektronischen Vergabe erfolgt hierfür eine Mehrfach-Authentifizierung. Der Submissionstermin wird mit der "Niederschrift" dokumentiert und von den Angebotsöffnern unterzeichnet.
Besonderheiten bei VOL-Ausschreibungen
Bei Ausschreibungen von Leistungen, die nicht unter die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) oder Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) fallen (z. B. das Liefern von Tischen und Stühlen für eine Schule), dürfen während des Submissionstermines keine Bieter anwesend sein. Die Öffnung der Angebote wird von mindestens zwei Vertretern des Auftraggebers gemeinsam durchgeführt und dokumentiert. Bieter sind nicht zugelassen. Dabei werden mindestens Name und Anschrift der Bieter, die Endbeträge ihrer Angebote und andere den Preis betreffende Angaben, ob und von wem Nebenangebote eingereicht worden sind, festgehalten. Die Angebote und ihre Anlagen sowie die Dokumentation über die Angebotsöffnung sind auch nach Abschluss des Vergabeverfahrens sorgfältig zu verwahren und vertraulich zu behandeln (siehe § 14 VOL/A).