E-Collaboration
E-Collaboration (englisch electronic collaboration – „elektronische Zusammenarbeit“) steht für eine Fülle von Maßnahmen zur dezentralen computergestützten Zusammenarbeit von zeitlich oder räumlich getrennten Teams und Gruppen. In mehreren Stufen haben sich Werkzeuge wie E-Mail, Kalender und in der neuesten Stufe Wikis und Blogs etabliert. Eingesetzt werden diese Werkzeuge (E-Collaboration Tools) häufig von Teams, welche nicht zur gleichen Zeit oder am gleichen Ort, jedoch an einer gemeinsamen Aufgabe oder an einem Projekt arbeiten.
Anwendungsbereiche
E-Collaboration kann im privaten- oder im Unternehmensumfeld angewandt werden.
Im privaten Umfeld (z. B. Studium, Schule, Vereinsarbeit) werden zur E-Collaboration meist freie, webbasierte Tools eingesetzt, wie z. B. Google Drive (ehem. Google Docs). Sie dienen zur Kommunikation und Interaktion zwischen den Beteiligten.
In Unternehmen wird E-Collaboration als die elektronische und vernetzte Zusammenarbeit entlang ihrer Wertschöpfungskette verstanden. Die dabei verwendeten Tools werden strukturiert und gezielt eingesetzt, um den Informationsfluss im Unternehmen zu optimieren. Bei der Umsetzung von E-Collaboration müssen Strategie, Kultur und Informationsmanagement berücksichtigt werden. Wirtz und Vogt gehen von drei Stufen der E-Collaboration aus.
- Kommunikation und Interaktion
- Kommerzielle Transaktion
- Wert- und Partnerintegration
Die erste Stufe Kommunikation und Interaktion wurde zuvor schon behandelt. Die elektronische Zahlungsabwicklung ist ein Beispiel für kommerzielle Interaktion, für Wert- und Partnerintegration ist die integrierte Planung der Versorgungskette (eSupply Chain Management) als Beispiel zu nennen.[1]
Entwicklung
Erste Generation
In dieser ersten Generation der E-Collaboration kamen vor allem Werkzeuge zum Einsatz, die bereits etabliert sind. Dazu gehören vorrangig E-Mail, Telefon und Kalender. Diese Tools sind schon seit langem im Einsatz, wurden aber nicht unter dem Begriff E-Collaboration zusammengefasst.
Zweite Generation
Im Zentrum der zweiten Generation steht das Thema der noch engeren Zusammenarbeit. Dies brachte vor allem Tools wie das Instant Messaging, Dokumentenmanagement, Projektmanagement-Tools und Desktop Sharing, sowie Whiteboards und Online Meetings mit sich.[2]
Dritte Generation
Mit der dritten Generation kamen nicht nur neue Werkzeuge, sondern auch neue Ansätze, sowie eine stärkere Bedeutung der synchronen Kollaboration. Besonders die Entwicklung hin zu Social Software und Web 2.0 haben dies beeinflusst. Dies bedeutet vor allem eine Ausweitung der angesprochenen Personen, um das eigene Wissen zu erweitern. Dabei kann auf alle Personen zurückgegriffen werden, die etwas zu dem Thema beisteuern können und wollen. Werkzeuge dieser Generation sind unter anderem Tagging, RSS-Feeds, Tag-Clouds, Profile und Social Networking, Blogs, Social Bookmarking und Wikis.[2]
Vierte Generation
Die Zusammenarbeit erfolgt vollautomatisch mittels Robotern und Computern, der Mensch bleibt außen vor. (seit 2021)
Konzepte
Es lassen sich drei Dimensionen zur Kategorisierung von E-Collaboration identifizieren:
- Zeit (Synchrone / Asynchrone Kollaboration)
- Art der Kommunikation (Messaging, Sharing, Conferencing und Virtuelle Arbeitsräume)
- Anzahl der Sender und Empfänger (1:1, 1:n, n:1, n:m)
Kategorisierung im Kontext der Projektarbeit[3]
- Bedürfnisse
- Information
- Unterstützung
- Beziehung
- Arbeitsmodus
- Initialisierung
- Ausführung
- Problemlösung
- Konfliktlösung
Voraussetzungen für den Einsatz von E-Collaboration in Unternehmen
Im privaten Umfeld wird E-Collaboration eingesetzt, weil sich der Nutzer meist der Vorteile bewusst ist und die Methode kennt. Um E-Collaboration in einem Unternehmen effektiv nutzen zu können, müssen verschiedene Bedingungen erfüllt sein. Diese Bedingungen lassen sich in strategische, organisatorische und technische Voraussetzungen unterteilen.
Strategische und organisatorische Voraussetzungen
Wo vorher Wissen eher für sich behalten wurde, soll nun Wissen geteilt werden. Dies stellt sich oftmals als problematisch dar, da Mitarbeiter es zwar sehr schätzen, Wissen immer und überall zur Verfügung zu haben, sich selbst aber oft scheuen dazu beizutragen. Dies kann verschiedene Gründe haben. Zum einen haben einige Mitarbeiter Angst davor bloßgestellt zu werden, wenn sie ihr Wissen teilen. Andere wiederum haben die Befürchtung, dass sie sich selbst überflüssig machen oder interne Projektdaten in die falschen Hände geraten. Um diesen Befürchtungen vorzubeugen, ist Kommunikation sehr wichtig.
Durch Einführungsmanagement kann schon vor der Einführung der jeweiligen Tools damit begonnen werden, die Mitarbeiter für das Thema zu sensibilisieren und sie mit an Entscheidungen über Entwicklung und Einsatz teilhaben zu lassen. Denn ein Tool, mit dem sich die Mitarbeiter schon im Vorfeld befasst und das sie mit eingeführt haben, erzielt schnellere Erfolge als rein vom Management bestimmte Tools. Zudem sind Schulungen ratsam, die es besonders den Mitarbeitern, die bisher noch keine Erfahrungen im Umgang mit webbasierten Tools haben, erleichtert, sich in das neue System einzuarbeiten.
Ein besonders kritischer Punkt ist es, den Einzelnen zu motivieren, Inhalte zu verfassen oder Diskussionen anzuregen, denn erst dadurch kann ein Mehrwert entstehen. Die Angst vor Bestrafung oder Blamage ist groß. Diese muss den Mitarbeitern durch die Führungspositionen gezielt genommen werden.
Technische Voraussetzungen
Viele der Collaboration Tools sind webbasiert, so dass eine sichere, performante und konsistente Netzwerkverbindung benötigt wird. Beim Video Conferencing wird z. B. eine hohe Netzwerkbandbreite benötigt, da viele Daten gleichzeitig transportiert werden.
Des Weiteren sollte allen beteiligten Personen ein eigener Computerarbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden. Es ist ratsam firmenweit homogene IT-Voraussetzungen zu schaffen, um bspw. Versionskonflikte zu vermeiden.
Potentiale
E-Collaboration macht Wissen explizit und reflektierbar, vereinfacht Komplexität und überbrückt Raum und Zeit. Es ermöglicht somit eine effizientere Zusammenarbeit, erhöhte Wirtschaftlichkeit und bessere Ergebnisse. Zudem erzeugt es ein besseres Teamgefühl auch bei verteilten Teams.[3] Ein offensichtlicher Nutzen von E-Collaboration für Unternehmen ist die Kosteneinsparung, welche besonders durch den Wegfall von Reisekosten und die Optimierung der Kommunikation und damit der Unternehmensprozesse erreicht wird. Des Weiteren kann durch E-Collaboration mehr Wissen für alle Teilnehmenden zugänglich gemacht werden, was in der Folge zu einem anspruchsvolleren Informationsaustausch führt.
Mögliche Gefahren
Zu beachten ist bei der Einführung von E-Collaboration, dass der positive Effekt meist erst verzögert eintritt. Dafür sind verschiedene Faktoren verantwortlich. Zum Beispiel müssen Wikis und Blogs erst einmal über eine längere Zeit genutzt und gefüllt werden, damit diese einen wirklichen Mehrwert bieten. Selbst Chat Software, die vermeintlich einen direkten positiven Effekt des schnelleren Kommunikationsflusses hat, könnte in Unternehmen zunächst kaum oder nur für private Gespräche zwischen Mitarbeitenden genutzt werden.
Wird Kollaboration im Unternehmen zunehmend durch E-Collaboration ersetzt, muss beachtet werden, dass einige Aspekte der Kommunikation dadurch wegfallen. Dies kann auch einen höheren Koordinationsaufwand bedeuten oder auf Dauer Frustration hervorrufen, da sich die beteiligten Personen nicht real begegnen. Durch E-Collaboration der 2. und 3. Generation, kamen jedoch auch einige Kommunikationsaspekte wieder hinzu, wie z. B. der persönliche Austausch in Chats oder das soziale Netzwerk.[4]
Siehe auch
Einzelnachweise
- B. Wirtz, P. Vogt: Online-Kooperationen. Hrsg.: M. Bütgen, L. Fridjof. Wiesbaden 2003, E-Collaboration im B2B-Bereich: Strategien, Strukturen und Erfolgsfaktoren, S. 265–284, hier S. 273.
- Martin Hornstein, Andreas Fischler, Michael Pertek, Markus Koller: E-Collaboration – Mehrwerte durch moderne Kommunikationsmittel schaffen. Hrsg.: Namics AG. 3. Dezember 2008 (yumpu.com [PDF; 1,9 MB; abgerufen am 17. August 2021]).
- Matthias Koller: E-Collaboration. 15. August 2007 (Toter Link [abgerufen am 13. März 2012]). (Seite nicht mehr abrufbar, Suche in Webarchiven: slideshare.net)
- Daniel Stoller-Schai: E-Collaboration. Die Gestaltung internetgestützter kollaborativer Handlungsfelder. Universität St. Gallen, Hochschule für Wirtschafts-, Rechts- und Sozialwissenschaften (HSG), Kandergrund (Bern) 2003, S. 84 (unisg.ch [PDF; abgerufen am 13. März 2012]).